Uzgodnienie KSeF z JPK_V7: jak znaleźć rozbieżności przed wysyłką

Uzgodnienie KSeF z JPK_V7 to porównanie faktur, które są w KSeF dla Twojego NIP-u, z wierszami ewidencji w pliku JPK za ten sam miesiąc. Szukasz czterech rzeczy: faktur z KSeF, których nie ma w ewidencji, wierszy JPK bez faktury, różnic kwot przy tej samej fakturze oraz duplikatów. Najlepiej zrobić to przed 25. dniem miesiąca, zanim plik pójdzie do urzędu.

Dlaczego teraz? Bo od rozliczenia za luty 2026 r. obowiązuje JPK_V7 w wersji 3 i przy każdej fakturze w ewidencji podajesz jej numer KSeF. Urząd ma więc oba zbiory i może je zestawić automatycznie, po obu stronach transakcji. To, co dawniej wychodziło przy kontroli po dwóch latach, teraz może wyjść w formie wezwania po kilku tygodniach.

Numer KSeF, OFF, BFK, DI – co trafia do każdego wiersza

Każdy wiersz ewidencji w JPK_V7(3) ma albo numer KSeF, albo jedno z trzech oznaczeń. Pomyłka w oznaczeniu to najczęstsze źródło rozjazdów, więc w skrócie:

Cztery rozbieżności, które wychodzą najczęściej

1. Faktura jest w KSeF, nie ma jej w ewidencji

Najczęściej to faktura kosztowa, której nikt nie przekazał księgowej, bo przyszła tylko do KSeF, a nie mailem. Po stronie sprzedaży zdarza się rzadziej, zwykle przy fakturach wystawionych w aplikacji MF „na szybko” obok programu księgowego. Skutek: VAT należny nie został wykazany albo nie odliczasz VAT, który Ci przysługuje.

2. Ta sama faktura zaksięgowana dwa razy

Klasyka okresu przejściowego. Dostawca wysyła PDF mailem i jednocześnie fakturę w KSeF. Księgowa dostaje PDF od klienta, a program pobiera XML z KSeF. Dwa wiersze, jedna faktura, podwójne odliczenie. W ewidencji zakupów to sygnał, którego urząd nie przeoczy.

3. Ta sama faktura, inne kwoty

Zwykle po korekcie: korekta trafiła do KSeF, a w ewidencji poprawiono tylko pierwotny wiersz albo odwrotnie. Czasem to zwykła literówka w kwocie przy ręcznym księgowaniu z PDF-a. Różnica 61,50 zł wygląda niewinnie, dopóki nie powtarza się w 40 fakturach.

4. Luki w numeracji sprzedaży

FV 1, FV 2, FV 4. Gdzie jest FV 3? Może anulowana, może wystawiona w innym narzędziu i nigdzie niezaksięgowana. Luka sama w sobie nie jest błędem, ale warto umieć ją wyjaśnić, zanim zapyta urząd.

Jak zrobić uzgodnienie krok po kroku

• •Pobierz faktury z KSeF za miesiąc. Program księgowy z integracją robi to sam. Bez programu: Aplikacja Podatnika, wyszukiwanie faktur za okres i pobranie plików XML (osobno sprzedaż i zakupy).
• •Weź plik JPK_V7 przed wysyłką. To XML, który generuje program księgowy albo biuro. Potrzebujesz wersji, która ma pójść do urzędu, nie tej z zeszłego tygodnia.
• •Dopasuj po numerze KSeF, a gdy go brak, po numerze faktury i NIP-ie. Numer faktury bywa zapisany różnie („FV/1/06/2026” i „FV 1/06/2026”), więc ręczne porównanie w Excelu wymaga oczyszczenia numerów.
• •Przejrzyj wszystko, co nie ma pary. Każda pozycja bez pary ma jedno z czterech wyjaśnień z listy wyżej albo poprawne oznaczenie BFK lub DI.

W Excelu, przy 30 fakturach, zajmuje to godzinę, jeśli wszystko idzie dobrze. Przy 200 fakturach i kilku klientach biura to kilka dni pracy w miesiącu, dlatego ten krok zwykle jest pomijany.

Narzędzie do audytu na SystemFaktur.pl robi to porównanie automatycznie: wgrywasz paczkę XML-i z KSeF i plik JPK_V7, a dostajesz raport z podziałem na kategorie. Wszystko dzieje się w przeglądarce, pliki nie trafiają na serwer. Podsumowanie (ile rozbieżności w każdej kategorii) jest darmowe. Pełne tabele z numerami faktur i eksport do CSV są w planie Pro.

Czego uzgodnienie nie wyłapie

Porównanie plików sprawdza zgodność danych, a nie poprawność podatkową. Nie powie Ci, czy wydatek w ogóle daje prawo do odliczenia, czy stawka VAT jest właściwa dla danej usługi ani czy faktura powinna mieć oznaczenie MPP. To nadal praca księgowej. Uzgodnienie zdejmuje z niej mechaniczne szukanie par i zostawia czas na te pytania.