Jak wystawić fakturę online w 2 minuty
- 1
Wpisz NIP sprzedawcy i nabywcy. Kliknij „Pobierz dane”, a nazwę i adres uzupełnimy z wykazu podatników VAT Ministerstwa Finansów. Swoje dane wpisujesz raz, potem generator je pamięta.
- 2
Dodaj pozycje. Nazwa towaru lub usługi, ilość, cena netto i stawka VAT. Sumy dla każdej stawki i kwota do zapłaty liczą się same, co do grosza.
- 3
Ustaw termin i rachunek. Wybierz 7, 14 albo 30 dni. Jeśli pobrałeś dane po NIP, możesz wskazać jeden ze swoich rachunków zgłoszonych na białą listę.
- 4
Pobierz PDF albo XML. PDF wyślij klientowi mailem. Plik XML FA(3) to ta sama faktura w formacie KSeF: wczytasz go w Aplikacji Podatnika albo wyślesz do KSeF w planie Pro.
Co musi zawierać faktura VAT
Elementy faktury wymienia art. 106e ustawy o VAT. Generator pilnuje tych, które są potrzebne w typowej fakturze, i nie pozwoli pobrać pliku, dopóki ich brakuje. Faktura musi zawierać:
- datę wystawienia i kolejny numer faktury
- nazwy (imiona i nazwiska) oraz adresy sprzedawcy i nabywcy
- NIP sprzedawcy i NIP nabywcy (nabywca będący osobą prywatną nie ma NIP)
- datę sprzedaży, jeśli różni się od daty wystawienia
- nazwę towaru lub usługi, jednostkę miary i ilość
- cenę jednostkową netto i wartość sprzedaży netto
- stawkę VAT, sumy netto i kwoty VAT dla każdej stawki
- kwotę należności ogółem (do zapłaty)
- przy zwolnieniu z VAT: podstawę prawną zwolnienia
Szczególne oznaczenia (np. „mechanizm podzielonej płatności”, „odwrotne obciążenie”, „metoda kasowa”) dotyczą części transakcji. Jeśli Twoja faktura ich wymaga, użyj programu księgowego albo zapytaj księgową.
Faktura bez VAT i faktura dla osoby prywatnej
Faktura bez VAT: jeśli korzystasz ze zwolnienia podmiotowego (sprzedaż do 200 000 zł w roku), wybierz „Bez VAT (zwolnienie)”. Każda pozycja dostanie stawkę „zw”, a na fakturze pojawi się podstawa zwolnienia, np. art. 113 ust. 1 ustawy o VAT. Nagłówek dokumentu to wtedy „Faktura”, a nie „Faktura VAT”. Do wyboru są też najczęstsze zwolnienia przedmiotowe, np. najem mieszkania na cele mieszkaniowe.
Faktura dla osoby prywatnej: przełącz nabywcę na „Osoba prywatna” i wpisz imię, nazwisko oraz adres. NIP nie jest potrzebny. Jeśli wystawiasz fakturę w KSeF, konsumentowi i tak przekazujesz ją poza systemem, np. jako PDF.
Faktura w PDF czy w KSeF?
Krajowy System e-Faktur jest obowiązkowy od 1 lutego 2026 r. dla największych firm i od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych. Do 31 grudnia 2026 r. z KSeF nie muszą korzystać przedsiębiorcy, których sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto w miesiącu. Mogą wystawiać faktury w PDF albo na papierze. Od 1 stycznia 2027 r. KSeF obejmuje wszystkich.
Dlatego generator tworzy od razu oba pliki. PDF jest dla klienta. XML FA(3) to faktura w strukturze, której wymaga KSeF. Przy każdej zmianie sprawdzamy, czy plik da się poprawnie odczytać jako fakturę FA(3).
| Ten generator | Aplikacja Podatnika / e-mikrofirma (MF) | Programy do faktur online | |
|---|---|---|---|
| Logowanie | Nie trzeba | Profil zaufany, e-dowód lub podpis | Rejestracja konta |
| Koszt | 0 zł (wysyłka do KSeF w Pro) | 0 zł | Zwykle darmowy plan z limitem, potem abonament |
| Wysyłka do KSeF | XML do wczytania albo jednym kliknięciem w Pro | Tak | Tak |
| Najlepsze dla | Szybkiej faktury od ręki, bez zakładania konta | Kilku faktur w miesiącu, wprost w systemie MF | Firm z magazynem, księgowością, wieloma użytkownikami |
Masz już plik XML? Wyślij go do KSeF. Fakturę z PDF zamienisz na XML w konwerterze PDF → KSeF, a całą listę faktur z arkusza wyślesz przez Excel → KSeF.
Najczęstsze pytania
Czy faktura online w SystemFaktur.pl jest naprawdę darmowa?
Tak. Wystawienie faktury, pobranie PDF i pliku XML FA(3) nie kosztuje nic i nie wymaga zakładania konta. Płatna (plan Pro, 29 zł za 30 dni) jest tylko wysyłka do KSeF jednym kliknięciem, z numerem KSeF i UPO.
Czy faktura w PDF wystarczy, czy musi trafić do KSeF?
Do 31 grudnia 2026 r. możesz wystawiać faktury poza KSeF (np. w PDF), jeśli wartość Twojej sprzedaży udokumentowanej fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto w miesiącu. Pozostali przedsiębiorcy mają obowiązek KSeF od 1 lutego 2026 r. (najwięksi) albo od 1 kwietnia 2026 r. Od 1 stycznia 2027 r. każdą fakturę wystawia się w KSeF.
Jak wysłać fakturę z generatora do KSeF za darmo?
Pobierz plik XML FA(3) i wczytaj go w Aplikacji Podatnika KSeF (ap.ksef.mf.gov.pl), do której logujesz się profilem zaufanym. Szybciej: w planie Pro wysyłasz fakturę prosto z generatora, tokenem KSeF, i od razu dostajesz numer KSeF, UPO i PDF z kodem QR.
Czy moje dane i dane klientów są gdzieś zapisywane?
Nie na naszym serwerze. Fakturę składa Twoja przeglądarka. Dane sprzedawcy, licznik numerów i ostatnich nabywców zapamiętujemy tylko w tej przeglądarce (localStorage), żeby kolejna faktura zajęła kilka sekund. Wyszukiwanie po NIP pyta bezpośrednio wykaz podatników VAT Ministerstwa Finansów.
Jak wystawić fakturę bez VAT?
Wybierz „Bez VAT (zwolnienie)” i podstawę zwolnienia, np. art. 113 ust. 1 ustawy o VAT, jeśli korzystasz ze zwolnienia podmiotowego (sprzedaż do 200 000 zł rocznie). Na fakturze pojawi się stawka „zw” i podstawa prawna, a nagłówek zmieni się na „Faktura”.
Czy mogę wystawić fakturę dla osoby prywatnej?
Tak. Przełącz nabywcę na „Osoba prywatna” i wpisz imię, nazwisko oraz adres, bez NIP. W pliku XML FA(3) nabywca zostanie oznaczony jako podmiot bez identyfikatora podatkowego.
Jaki numer powinna mieć faktura?
Kolejny, który jednoznacznie identyfikuje fakturę. Generator proponuje format „FV numer/miesiąc/rok” i sam podbija licznik po każdej pobranej fakturze. Możesz wpisać własny numer, jeśli masz inną numerację.
Czy faktura musi mieć podpis albo pieczątkę?
Nie. Przepisy o VAT nie wymagają podpisu ani pieczęci na fakturze, także na fakturze w PDF.