Jak pobrać faktury zakupowe z KSeF – cały miesiąc naraz, bez programu

W skrócie: faktury zakupowe (kosztowe) wystawione w KSeF na Twój NIP znajdziesz w Aplikacji Podatnika KSeF na liście faktur, gdzie występujesz jako nabywca. Pobierzesz je tam pojedynczo za darmo. Cały miesiąc naraz pobierzesz tokenem KSeF przez narzędzie korzystające z API. KSeF przygotowuje wtedy jedną zaszyfrowaną paczkę wszystkich faktur.

Od lutego 2026 r. sprzedawca, który ma obowiązek KSeF, nie musi już wysyłać Ci faktury mailem. Wiele firm nadal wysyła PDF z grzeczności, ale część przestała. Efekt: koszty „znikają” z pola widzenia, a księgowa dowiaduje się o nich dopiero przy uzgadnianiu JPK.

Gdzie są faktury kosztowe w KSeF

W Aplikacji Podatnika (ap.ksef.mf.gov.pl) zaloguj się w kontekście NIP firmy i wejdź w Lista faktur. Faktury filtrujesz po roli podmiotu: jako nabywca (Podmiot 2) widzisz zakupy, jako sprzedawca własną sprzedaż. Każdą fakturę możesz otworzyć, pobrać jako XML albo wizualizację PDF z kodem QR.

Do kilku faktur miesięcznie to wystarczy. Przy kilkudziesięciu klikanie faktura po fakturze zabiera popołudnie. I łatwo którąś pominąć.

Dlaczego pobieranie pojedynczych faktur ma limity

API KSeF ogranicza pobieranie pojedynczych faktur do kilkudziesięciu na godzinę (w specyfikacji KSeF 2.0: 64 na godzinę dla jednego kontekstu). Do większych ilości służy eksport paczki: KSeF zbiera wszystkie faktury z zakresu dat w jedno archiwum, szyfruje je kluczem, który podaje Twoja aplikacja, i udostępnia do pobrania. Tak działa pobieranie całego miesiąca na SystemFaktur.pl: kilkaset faktur pobiera się w kilkanaście sekund.

Cały miesiąc naraz: krok po kroku

• •Wygeneruj token KSeF w Aplikacji Podatnika z samym uprawnieniem „przeglądanie faktur”. To jednorazowe, zajmuje około 2 minut.
• •Wejdź na „Pobierz z KSeF”, wklej NIP i token, wybierz miesiąc. Zaznacz „Zapamiętaj firmę”, a następnym razem wystarczy jedno kliknięcie.
• •Sprawdź listę sprzedaży i zakupów z kwotami. To jest bezpłatne.
• •Pobierz pełne faktury (Pro): paczka ZIP z plikami XML, lista do Excela, podgląd i druk wszystkich faktur z kodem QR.

Biuro rachunkowe: faktury wielu klientów

Biuro może pobierać faktury klienta, jeśli loguje się w jego kontekście NIP z nadanymi uprawnieniami albo dostanie od klienta token z samym przeglądaniem faktur. Na SystemFaktur.pl każdą firmę zapisujesz pod własną nazwą (np. „Klient: Kowalski”) i przełączasz się między nimi jednym kliknięciem. Tokeny zostają zaszyfrowane w Twojej przeglądarce, nie na naszym serwerze.

Co zrobić z pobranymi fakturami

Najważniejsze: każda faktura kosztowa z KSeF powinna trafić do ewidencji VAT z numerem KSeF. Jeśli coś pominiesz, urząd zobaczy różnicę między tym, co jest w KSeF, a Twoim JPK_V7, bo porównuje je automatycznie. Pobrane faktury możesz od razu zestawić z plikiem JPK przed wysyłką.