Faktury z Excela do KSeF
Wystawiasz faktury w arkuszu? Wgraj plik .xlsx albo CSV, a zrobimy z niego faktury FA(3) i wyślemy je do KSeF całą paczką — z numerami KSeF i UPO. Bez programu księgowego i bez przepisywania.
Twoje dane (sprzedawca)
Wpisujesz raz — zapamiętamy je w tej przeglądarce.
Arkusz czytamy w Twojej przeglądarce — plik nie trafia na żaden serwer. Do wysyłki potrzebny jest token KSeF z uprawnieniem „wystawianie faktur” — jak go wygenerować.
Kolumny w arkuszu
Jeden wiersz to jedna pozycja faktury. Kilka wierszy z tym samym numerem składa się w jedną fakturę — dane nabywcy wystarczy wpisać w pierwszym z nich. Nazwy kolumn mogą się trochę różnić (np. „Kontrahent” zamiast „Nazwa nabywcy”), kolejność jest dowolna.
| Kolumna | Co wpisać |
|---|---|
| Numer faktury * | np. FV 12/10/2026 — kilka wierszy z tym samym numerem to kilka pozycji jednej faktury |
| Data wystawienia | puste = dzień wysyłki (tak liczy KSeF) |
| Data sprzedaży | jeśli inna niż data wystawienia |
| NIP nabywcy | puste = osoba prywatna (bez NIP) |
| Nazwa nabywcy * | firma albo imię i nazwisko |
| Ulica i numer | adres nabywcy |
| Kod pocztowy | np. 80-180 |
| Miejscowość | np. Gdańsk |
| Nazwa towaru lub usługi * | jedna pozycja w wierszu |
| Jednostka | puste = szt. |
| Ilość * | np. 1 albo 2,5 |
| Cena netto * | cena jednostkowa netto w zł |
| Stawka VAT * | 23, 8, 5, 0, zw, np, oo |
| Termin płatności | data albo liczba dni, np. 14 |
| Forma płatności | przelew, gotówka albo karta |
Excel zostaje, przepisywanie znika
Od 1 stycznia 2027 r. także najmniejsze firmy wystawiają faktury w KSeF. Jeśli prowadzisz sprzedaż w arkuszu, nie musisz kupować programu księgowego ani przepisywać każdej faktury w Aplikacji Podatnika: wpisz je w Excelu jak dotąd, wgraj plik i wyślij paczkę. Pojedynczą fakturę z PDF zamienisz w konwerterze PDF → KSeF.
Co się zmienia od 1 stycznia 2027Jak wysłać faktury z Excela do KSeF?
Pobierz nasz szablon, wpisz faktury (jeden wiersz = jedna pozycja, ten sam numer = ta sama faktura) i wgraj plik na tej stronie. Sprawdzimy każdy wiersz, zrobimy z niego plik XML FA(3) i wyślesz całą paczkę do KSeF jednym kliknięciem. Dostaniesz numery KSeF i UPO.
Czy muszę używać Waszego szablonu?
Nie. Rozpoznajemy typowe nazwy kolumn (np. „Nabywca”, „Kontrahent”, „Cena netto”, „Stawka VAT”) w dowolnej kolejności, a nad nagłówkiem może być tytuł. Wymagane są: numer faktury, nazwa nabywcy, nazwa towaru lub usługi, ilość, cena netto i stawka VAT. Szablon jest po prostu najszybszy.
Jakie pliki obsługujecie?
Excel .xlsx (pierwszy arkusz) i CSV — z przecinkami, średnikami albo tabulatorami, także CSV zapisany przez polskiego Excela w kodowaniu Windows-1250. Stary format .xls trzeba zapisać jako .xlsx.
Jaką datę wystawienia wpisać?
Najlepiej żadną. Faktura w KSeF jest wystawiona w dniu przesłania do systemu, więc pusta kolumna „Data wystawienia” oznacza dzień wysyłki. Jeśli datę sprzedaży masz inną, wpisz ją w „Data sprzedaży”.
Ile faktur mogę wysłać naraz?
Do 150 w jednej wysyłce. KSeF przyjmuje w trybie interaktywnym 30 faktur na minutę, więc większa paczka idzie w równym tempie — około 2 sekund na fakturę. Przy kilkudziesięciu fakturach to 1–3 minuty.
Czy mój plik trafia na serwer?
Nie. Arkusz jest czytany w Twojej przeglądarce, tu też powstają pliki XML. Przy wysyłce każda faktura jest szyfrowana kluczem AES-256, zanim przejdzie przez nasz serwer pośredniczący do KSeF. Niczego nie zapisujemy.
Jakich faktur nie zrobię z Excela?
Na razie zwykłe faktury VAT w złotówkach z cenami netto: bez korekt, zaliczek, walut obcych i cen brutto. Stawki: 23, 8, 5, 0 (także WDT i eksport), zw, np i odwrotne obciążenie. Przy zwolnieniu podajesz podstawę prawną raz, w danych sprzedawcy.