JPK_EWP 2027 – jak przygotować i wysłać ewidencję przychodów na ryczałcie

W skrócie: JPK_EWP to ewidencja przychodów ryczałtowca zapisana w pliku XML według struktury Ministerstwa Finansów. Za 2026 r. wysyłają go do 30 kwietnia 2027 r. ci ryczałtowcy, którzy rozliczają VAT miesięcznie (składają JPK_V7M). Wszyscy pozostali, także zwolnieni z VAT, robią to pierwszy raz za 2027 r., do 30 kwietnia 2028 r. Od roku, za który wysyłasz plik, ewidencję trzeba prowadzić elektronicznie i na bieżąco, a nie przepisywać w kwietniu z zeszytu.

Plik wysyła się raz w roku, bez wezwania, w terminie złożenia PIT-28. Struktura obowiązująca od 1 stycznia 2026 r. to JPK_EWP(4). Nowością jest między innymi numer KSeF przy każdej fakturze, więc ewidencja i KSeF muszą się zgadzać co do pozycji.

Kogo dotyczy i od kiedy

Obowiązek dotyczy osób fizycznych prowadzących działalność, przedsiębiorstw w spadku i spółek, których wspólnicy płacą ryczałt od przychodów ewidencjonowanych (np. spółki cywilnej). Ryczałt z najmu prywatnego, rozliczany poza działalnością, to osobna sprawa i tego pliku nie dotyczy.

Źródło: broszura informacyjna MF do struktury JPK_EWP(4) z października 2025 r. oraz schemat JPK_EWP(4) v1-0 opublikowany na gov.pl w sekcji „Struktury JPK w podatkach dochodowych”.

Co jest w pliku JPK_EWP

Plik ma cztery części. Nagłówek z okresem (zwykle cały rok) i kodem urzędu skarbowego. Dane podatnika: NIP, imię, nazwisko i data urodzenia (albo pełna nazwa spółki) oraz znacznik metody kasowej. Wiersze ewidencji. Na końcu sumy kontrolne: liczba wierszy i łączny przychód. Każdy wiersz to dziesięć pól:

Jeden wiersz ma jedną stawkę. Jeśli na jednej fakturze sprzedajesz usługę programistyczną (12%) i sprzęt (3%), w ewidencji powstają dwa wiersze z tym samym numerem dowodu.

Jak liczyć przychód z faktur: pięć miejsc, gdzie łatwo o błąd

1. Kwota: netto, nie brutto

Przychodem jest kwota należna pomniejszona o VAT. Czynny podatnik VAT wpisuje więc netto z faktury. Zwolniony z VAT nie dolicza podatku, więc u niego netto i brutto to ta sama kwota. Faktura na 1 230 zł brutto z 23% VAT to 1 000 zł przychodu, a nie 1 230 zł.

2. Data przychodu: sprzedaż, ale nie później niż faktura

Przychód powstaje w dniu wydania towaru albo wykonania usługi, ale najpóźniej w dniu wystawienia faktury lub zapłaty. Jeśli usługę skończyłeś 30 września, a fakturę wystawiłeś 2 października, przychód należy do września. Dlatego K_3 bywa wcześniejsze niż data faktury w KSeF i nie można ślepo brać daty wystawienia.

3. Korekty: w dacie korekty, chyba że to oczywisty błąd

Faktura korygująca zmniejsza albo zwiększa przychód w okresie, w którym ją wystawiłeś (art. 14 ust. 1m ustawy o PIT). Wyjątek to korekta błędu rachunkowego lub innej oczywistej omyłki: wtedy poprawiasz przychód wstecz, w dacie faktury pierwotnej. Korekta zmniejszająca idzie do ewidencji z minusem.

4. Zaliczki: to jeszcze nie przychód

Zaliczka na poczet dostawy lub usługi, którą wykonasz później, nie jest przychodem. Faktury zaliczkowej nie wpisujesz. Przychód wykazujesz przy wykonaniu usługi, z faktury rozliczeniowej, i to w pełnej wartości zamówienia, a nie tylko w kwocie, która została do zapłaty. W KSeF faktura rozliczeniowa ma w pozycjach pełne wartości, a w sumach kwotę po odjęciu zaliczek. Łatwo wziąć złą liczbę.

5. Waluty: kurs NBP z dnia przed przychodem

Faktury w euro czy dolarach przeliczasz po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego przed dniem uzyskania przychodu. Przy usłudze wykonanej w poniedziałek bierzesz kurs z piątku. Kurs VAT z faktury (pole z VAT w złotych) bywa inny, bo liczony jest od innego zdarzenia.

Skąd wziąć dane do ewidencji

Od 2026 r. faktury sprzedaży wystawiasz w KSeF, więc większość danych już tam jest: numer faktury, numer KSeF, NIP nabywcy, kwota netto i data. Poza KSeF zostają:

• •sprzedaż z kasy fiskalnej dla osób prywatnych: wpisujesz ją na podstawie raportów dobowych
• •faktury sprzed wejścia do KSeF, np. z pierwszych miesięcy 2026 r. albo wystawione w ramach limitu 10 000 zł miesięcznie
• •przychody bez faktury, np. sprzedaż osobie prywatnej, która o fakturę nie prosiła

Jedna praktyczna uwaga, na którą trafiliśmy przy budowie narzędzia: KSeF wydaje listę faktur za najwyżej około trzy miesiące na jedno zapytanie. Zapytanie o cały rok kończy się błędem, więc rok trzeba pobierać kwartałami. Programy robią to w tle, ale jeśli pobierasz faktury ręcznie w Aplikacji Podatnika, pamiętaj o czterech zakresach.

Jak wysłać plik do urzędu skarbowego

• •Otwórz bezpłatną aplikację Ministerstwa Finansów Klient JPK WEB (e-mikrofirma.mf.gov.pl/jpk-client).
• •Wybierz Wyślij dokument i wskaż plik XML z ewidencją.
• •Podpisz go Profilem Zaufanym, podpisem kwalifikowanym albo danymi autoryzującymi. Dane autoryzujące to m.in. kwota przychodu z zeznania złożonego za rok o dwa lata wcześniejszy niż rok wysyłki.
• •Pobierz UPO, czyli urzędowe potwierdzenie odbioru, i zachowaj je razem z plikiem.

Najczęstsze powody odrzucenia pliku

• •Stawka spoza listy: plik przyjmuje wyłącznie stawki 17, 15, 14, 12,5, 12, 10, 8,5, 5,5 i 3%, zapisane z kropką („8.5”, „12.5”).
• •Kwota z przecinkiem albo spacją: w XML kwoty zapisuje się z kropką i bez odstępów, np. 12345.56.
• •Brak daty urodzenia u osoby fizycznej: to pole jest obowiązkowe.
• •Przekręcony numer KSeF: musi mieć format NIP-RRRRMMDD-ciąg-znak kontrolny. Wpisany ręcznie z literówką nie przejdzie walidacji.
• •Pusta ewidencja: plik musi mieć co najmniej jeden wiersz.
• •Sumy kontrolne niezgodne z wierszami: zdarza się, gdy ktoś edytuje XML ręcznie.

Każdy plik z naszego narzędzia przed pobraniem sprawdzamy oficjalnym schematem MF. W testach celowo psujemy pliki (np. wpisujemy stawkę 23%), żeby mieć pewność, że walidacja naprawdę je wyłapuje.

Czego narzędzie nie zrobi za Ciebie

Nie wybierze stawki ryczałtu. Ta zależy od rodzaju działalności (art. 12 ustawy o ryczałcie), a przy usługach na granicy kilku kategorii warto zapytać księgowego albo poprosić o interpretację. Ryczałt za miesiąc pokazujemy orientacyjnie, przed odliczeniem składek ZUS i połowy składki zdrowotnej, więc do zapłaty wyjdzie mniej. Nie wyślemy też pliku za Ciebie: wysyłka z podpisem odbywa się w aplikacji Ministerstwa Finansów i zajmuje kilka minut.