Czym jest biała lista VAT
Biała lista to potoczna nazwa wykazu podatników VAT, który od 1 września 2019 r. prowadzi Szef Krajowej Administracji Skarbowej (art. 96b ustawy o VAT). Wykaz jest publiczny i obejmuje podatników czynnych i zwolnionych, a także podmioty, których nie zarejestrowano albo które wykreślono z rejestru. Dla każdej firmy podaje m.in. nazwę, NIP, REGON, KRS, adres, daty rejestracji lub wykreślenia oraz numery rachunków zgłoszonych do urzędu skarbowego.
Ta wyszukiwarka korzysta z oficjalnego interfejsu wykazu (API Ministerstwa Finansów). Wyniki są takie same jak na stronie MF, ale w czytelnej formie, z możliwością sprawdzenia wielu firm naraz i z gotowym potwierdzeniem do zapisania.
Kiedy musisz sprawdzić konto kontrahenta
Transakcja powyżej 15 000 zł brutto między firmami. Liczy się wartość całej transakcji, nawet jeśli płacisz w ratach. Taką płatność trzeba zrobić przelewem.
Na dzień zlecenia przelewu. Konto, które było na liście miesiąc temu, mogło z niej zniknąć. Sprawdzaj w dniu płatności i zapisz identyfikator wyszukiwania.
Gdy konto na fakturze jest inne niż zwykle. Podmiana numeru konta to częsta metoda oszustwa. Para NIP i konto z odpowiedzią TAK/NIE wyłapie to od razu.
Co grozi za przelew na konto spoza białej listy
| Skutek | Podstawa | Jak uniknąć |
|---|---|---|
| Wydatek nie jest kosztem podatkowym (albo trzeba go wyksięgować) | art. 22p ustawy o PIT, art. 15d ustawy o CIT | Zapłata w MPP albo ZAW-NR w ciągu 7 dni |
| Solidarna odpowiedzialność za VAT dostawcy z tej transakcji | art. 117ba Ordynacji podatkowej | Zapłata w MPP albo ZAW-NR w ciągu 7 dni |
ZAW-NR to zawiadomienie do naczelnika urzędu skarbowego o zapłacie na rachunek spoza wykazu. Masz na nie 7 dni od dnia zlecenia przelewu i tego terminu nie da się przywrócić. Sankcje nie dotyczą płatności do 15 000 zł.
Konta wirtualne i identyfikator wyszukiwania
Duże firmy (np. dostawcy energii czy operatorzy) dają każdemu klientowi osobny numer konta, tzw. rachunek wirtualny. Takich numerów nie ma na liście rachunków w wykazie. Dlatego numer z faktury sprawdzaj zawsze razem z NIP-em odbiorcy: metoda „NIP + konto” sprawdza także, czy konto wirtualne jest powiązane z rachunkiem z wykazu.
Każde zapytanie dostaje od Ministerstwa Finansów identyfikator wyszukiwania z datą i godziną. To Twój dowód, że sprawdziłeś wykaz. Wydrukuj potwierdzenie albo zapisz je jako PDF przy fakturze. Przy sprawdzaniu wielu firm identyfikatory trafiają do pliku CSV.
Płacisz faktury zakupowe z KSeF?
„Zapłać faktury” sprawdza konta wszystkich faktur z KSeF naraz, wykrywa podmieniony numer konta dostawcy i tworzy plik przelewów do banku.
Zapłać faktury z KSeFNajczęstsze pytania
Jak sprawdzić kontrahenta na białej liście VAT?
Wpisz NIP kontrahenta w polu powyżej i kliknij „Sprawdź”. Zobaczysz jego status VAT (czynny, zwolniony, niezarejestrowany), nazwę, adres, REGON, KRS i wszystkie rachunki zgłoszone do urzędu skarbowego. Dane pochodzą wprost z wykazu podatników VAT prowadzonego przez Szefa KAS.
Jak sprawdzić, czy numer konta jest na białej liście?
Wpisz NIP kontrahenta i numer konta z faktury. Dostaniesz jednoznaczną odpowiedź TAK albo NIE oraz identyfikator wyszukiwania z Ministerstwa Finansów. Sprawdzenie pary NIP–konto obsługuje też rachunki wirtualne. Sam numer konta (bez NIP) pokaże, do kogo konto jest przypisane w wykazie.
Od jakiej kwoty trzeba sprawdzać konto na białej liście?
Sankcje dotyczą płatności za transakcję między firmami o wartości powyżej 15 000 zł brutto. Liczy się wartość całej transakcji, a nie pojedynczej raty. Konto sprawdzasz na dzień zlecenia przelewu.
Co grozi za przelew na konto spoza białej listy?
Przy transakcji powyżej 15 000 zł nie zaliczysz wydatku do kosztów uzyskania przychodu (art. 22p ustawy o PIT, art. 15d ustawy o CIT) i możesz odpowiadać solidarnie za VAT dostawcy z tej transakcji (art. 117ba Ordynacji podatkowej). Sankcji unikniesz, płacąc w mechanizmie podzielonej płatności albo składając zawiadomienie ZAW-NR w ciągu 7 dni od zlecenia przelewu.
Co to jest identyfikator wyszukiwania i po co go zachować?
To unikalny kod, który Ministerstwo Finansów nadaje każdemu zapytaniu do wykazu (np. „GEFLB-996lc09”), razem z datą i godziną. Jest dowodem, że w danym dniu sprawdziłeś kontrahenta i jego konto. Zapisz go przy fakturze albo wydrukuj potwierdzenie.
Czy mogę sprawdzić wielu kontrahentów naraz?
Tak. W trybie „Wielu naraz” wklej listę NIP-ów albo par NIP i numer konta, np. skopiowane z Excela. Dostaniesz tabelę z wynikami i plik CSV z identyfikatorami wyszukiwania.
Czy mogę sprawdzić białą listę na dzień w przeszłości?
Tak. Zmień datę w polu „Stan na dzień”. Przydaje się, gdy musisz udokumentować, jaki był stan wykazu w dniu zapłaty faktury.
Co znaczą statusy „czynny”, „zwolniony” i „niezarejestrowany”?
Czynny to zarejestrowany podatnik VAT, który rozlicza podatek. Zwolniony jest zarejestrowany jako podatnik VAT zwolniony (np. ze względu na limit sprzedaży). Niezarejestrowany oznacza, że podmiotu nie zarejestrowano albo wykreślono go z rejestru VAT. Wykaz podaje wtedy datę i podstawę prawną. Brak wpisu oznacza, że NIP-u nie ma w wykazie.