KSeF od 1 stycznia 2027: co muszą zrobić najmniejsze firmy (limit 10 000 zł)

W skrócie: jeśli w 2026 r. Twoja sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekroczyła w żadnym miesiącu 10 000 zł brutto, możesz do 31 grudnia 2026 r. wystawiać faktury poza KSeF. Od 1 stycznia 2027 r. ten wyjątek przestaje działać i każdą fakturę dla firmy wystawiasz już w KSeF, niezależnie od obrotów.

Zostały niecałe trzy miesiące. Dla firmy, która wystawia kilka faktur miesięcznie, to aż nadto czasu na spokojne przygotowanie. Problem w tym, że większość osób z tej grupy nie wie, czy w ogóle jest w okresie przejściowym, czy wypadła z niego w marcu przy jednej większej fakturze.

Kogo dotyczy okres przejściowy do końca 2026 r.

Wyjątek z art. 145m ustawy o VAT obejmuje podatników, u których łączna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami (z VAT) nie przekracza 10 000 zł w miesiącu. Dotyczy to zarówno czynnych podatników VAT, jak i firm zwolnionych z VAT. Zwolnienie z VAT nie zwalnia z KSeF, o czym wiele osób dowiaduje się za późno.

Do limitu liczysz tylko faktury, które normalnie musiałyby trafić do KSeF. Nie wliczasz:

• •sprzedaży dla osób prywatnych (B2C), także jeśli wystawiasz im faktury,
• •paragonów z kasy fiskalnej i paragonów z NIP-em do 450 zł, które są fakturami uproszczonymi,
• •faktur wystawianych z kasy rejestrującej,
• •faktur dokumentujących zwolnione z VAT usługi finansowe.

Jak policzyć limit 10 000 zł na przykładzie

Grafik wystawia w miesiącu trzy faktury dla firm po 2 500 zł netto. Z VAT 23% to 3 × 3 075 zł = 9 225 zł brutto. Mieści się w limicie, więc w tym miesiącu może fakturować poza KSeF.

20 dnia przychodzi dodatkowe zlecenie na 800 zł netto, czyli 984 zł brutto. Suma w miesiącu rośnie do 10 209 zł. Limit przekracza właśnie ta czwarta faktura i ona sama musi już zostać wystawiona w KSeF, podobnie jak wszystkie kolejne, także w miesiącach, w których sprzedaż spadnie do 2 000 zł.

Limit liczysz według daty wystawienia faktury, w każdym miesiącu osobno. Nie ma przenoszenia nadwyżek ani średniej z kwartału.

Co się zmienia 1 stycznia 2027 r.

Od tego dnia wyjątek z art. 145m przestaje obowiązywać. Każda faktura dla firmy (B2B) musi być wystawiona w KSeF, a jej oryginałem jest plik XML w systemie. PDF albo wydruk to już tylko wizualizacja.

Jedna rzecz nie zmienia się w styczniu, bo zmieniła się wcześniej: od 1 lutego 2026 r. odbierasz faktury przez KSeF od kontrahentów, którzy mają już obowiązek. Okres przejściowy dotyczy wystawiania, nie odbierania. Jeśli Twoja księgowa księguje koszty z PDF-ów przysyłanych mailem, warto sprawdzić, czy te same faktury nie leżą w KSeF z numerami, które powinny trafić do JPK.

Kary: od kiedy i ile

Według obecnych przepisów kary za wystawienie faktury poza KSeF, gdy był obowiązek, mogą być nakładane od 1 stycznia 2027 r. Wynoszą do 100% kwoty VAT z faktury, a przy fakturze bez VAT do 18,7% jej kwoty.

Jest też drugi koszt, mniej widoczny niż kara. Twój klient, czynny podatnik VAT, wykazuje w JPK_V7 numer KSeF każdej faktury zakupowej. Faktura bez numeru to dla niego dodatkowe oznaczenie i pytanie od księgowej. Część firm już w 2026 r. prosi dostawców o faktury w KSeF, zanim jeszcze muszą.

Czym wystawiać faktury od stycznia

Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia: Aplikację Podatnika KSeF 2.0 (przeglądarka), aplikację mobilną KSeF oraz e-mikrofirmę w e-Urzędzie Skarbowym. Przy kilku fakturach miesięcznie w zupełności wystarczą. Minusem jest to, że za każdym razem wpisujesz fakturę od zera, bez własnego wzoru.

Druga droga to program do fakturowania z integracją KSeF. Płacisz abonament, w zamian faktura trafia do systemu jednym kliknięciem, a koszty pobierają się same. Przy kilkunastu fakturach miesięcznie zwykle się to opłaca.

Trzecia, jeśli bardzo przywiązałeś się do swojego wzoru w Wordzie: zostajesz przy nim, a PDF zamieniasz na XML i wysyłasz plik przez Aplikację Podatnika. Opisuję to w instrukcji poniżej.

Lista na październik–grudzień 2026

• •Sprawdź, czy naprawdę jesteś w okresie przejściowym. Zsumuj brutto faktur B2B z każdego miesiąca 2026 r. Wystarczy jeden miesiąc powyżej 10 000 zł, żeby już teraz mieć obowiązek.
• •Wystaw jedną fakturę w KSeF jeszcze w tym roku. Dobrowolnie wolno, a pierwsze logowanie, kontekst NIP i uprawnienia to rzeczy, które lepiej przećwiczyć w listopadzie niż 2 stycznia.
• •Nadaj uprawnienia księgowej lub biuru. Robisz to w Aplikacji Podatnika, a biuro bez nich nie pobierze Twoich faktur kosztowych z systemu.
• •Uprzedź stałych klientów. Napisz, że od stycznia faktury będą w KSeF, a PDF dostaną tylko jako podgląd. Unikniesz pytań, czy „ten PDF bez podpisu jest ważny”.