Jak zamienić fakturę PDF na XML do KSeF (FA(3)) – instrukcja krok po kroku

Krótka odpowiedź: KSeF nie przyjmuje faktur w PDF. Żeby fakturę z PDF-a wysłać do systemu, trzeba przepisać jej dane do pliku XML w strukturze FA(3). Możesz to zrobić ręcznie w bezpłatnej Aplikacji Podatnika albo wczytać PDF do konwertera, sprawdzić odczytane pola i pobrać gotowy XML, który potem wysyłasz przez Aplikację Podatnika.

Brzmi prosto. W praktyce najwięcej czasu zabiera nie sama konwersja, tylko sprawdzenie, czy w XML-u są dokładnie te dane, które powinny tam być. KSeF odrzuca plik za jeden zły znak w NIP-ie, a fakturę z błędem merytorycznym przyjmie bez mrugnięcia okiem. Dlatego w tej instrukcji więcej miejsca poświęcam kontroli niż klikaniu.

Kiedy w ogóle potrzebujesz XML z PDF-a

Typowa sytuacja: wystawiasz kilka faktur w miesiącu w Wordzie, Excelu albo w starym programie, który zapisuje tylko PDF. Do końca 2026 r. część najmniejszych firm może tak robić dalej (limit 10 000 zł brutto miesięcznie, opisuję go w osobnym artykule). Od 1 stycznia 2027 r. ten wyjątek znika i każda faktura B2B musi przejść przez KSeF.

Druga sytuacja to przejście na KSeF „w biegu”. Masz gotowy wzór faktury, klienci są do niego przyzwyczajeni i nie chcesz od razu kupować abonamentu na program. Konwersja PDF → XML pozwala zostać przy swoim wzorze, a do KSeF wysłać poprawny plik.

Czy można po prostu wysłać PDF do KSeF?

Nie. KSeF przyjmuje wyłącznie faktury ustrukturyzowane, czyli pliki XML zgodne ze schemą FA(3), obowiązującą od 1 lutego 2026 r. Nie da się też „przypiąć” PDF-a do faktury. Załączniki w KSeF istnieją, ale muszą być zapisane w XML-u i wymagają wcześniejszego zgłoszenia do Szefa KAS przez e-Urząd Skarbowy. Plik PDF, zdjęcie czy dokument Worda zostają poza systemem.

Instrukcja: z PDF-a do numeru KSeF w 6 krokach

Krok 1. Sprawdź, czy PDF ma warstwę tekstową

Otwórz PDF i spróbuj zaznaczyć myszką numer faktury. Jeśli tekst się zaznacza, plik powstał w programie i dane da się odczytać automatycznie. Jeśli zaznacza się cała strona jak obrazek, to skan. Skanu żaden konwerter bez OCR nie przeczyta poprawnie, więc dane trzeba będzie przepisać ręcznie do formularza (zajmuje to 3–4 minuty na prostą fakturę).

Krok 2. Wczytaj PDF do konwertera

W konwerterze na SystemFaktur.pl przeciągasz plik na stronę. Odczyt odbywa się w przeglądarce, PDF nie jest nigdzie wysyłany, co przy fakturach z danymi kontrahentów ma znaczenie. Po chwili widzisz formularz z rozpoznanymi danymi: strony transakcji, numer, daty, pozycje, stawki VAT i sumy.

Krok 3. Sprawdź pola, które najczęściej się sypią

Automat myli się w przewidywalnych miejscach. Zanim pobierzesz XML, przejdź po tej liście:

• •NIP-y obu stron – 10 cyfr, bez kresek i bez prefiksu PL. Jeden przestawiony znak i KSeF odrzuci plik albo, co gorsze, przyjmie fakturę na inną firmę.
• •Stawki VAT przy każdej pozycji – szczególnie „zw.” i „np.”. Przy zwolnieniu musisz podać podstawę prawną, np. „art. 113 ust. 1 ustawy o VAT” przy zwolnieniu podmiotowym.
• •Kwoty po zaokrągleniach – suma VAT liczona od całej faktury potrafi różnić się o 1 grosz od sumy VAT z pozycji. Sprawdź, czy wartości w XML zgadzają się z tym, co widzi klient na PDF-ie.
• •Nazwy i adresy – konwerter bierze tekst z PDF-a. Jeśli w PDF-ie nazwa firmy była złamana w dwóch liniach, upewnij się, że nie zgubił się fragment.

Krok 4. Ustaw datę wystawienia na dzień wysyłki

Faktura w KSeF jest wystawiona w dniu, w którym trafia do systemu. Jeśli w pliku zostawisz datę sprzed tygodnia, bo tak było na PDF-ie, Aplikacja Podatnika może zgłosić błąd przy wczytywaniu. Najbezpieczniej: data wystawienia = dzień, w którym wysyłasz plik. Data sprzedaży zostaje taka, jaka była (to osobne pole).

Krok 5. Pobierz plik XML

Konwerter składa plik FA(3) i od razu sprawdza go własnym walidatorem (ten sam, który działa w wizualizatorze na stronie głównej). Zielony komunikat oznacza, że struktura i sumy się zgadzają. Pobranie gotowego pliku jest w planie Pro (29 zł za 30 dni, jednorazowo). Jeśli konwertujesz jedną fakturę na kwartał, taniej wyjdzie wpisać ją ręcznie w Aplikacji Podatnika i nie ma w tym nic złego.

Krok 6. Wyślij XML przez Aplikację Podatnika

• •Wejdź na ap.ksef.mf.gov.pl i zaloguj się (profil zaufany, e-dowód albo podpis kwalifikowany). Zaloguj się w kontekście NIP firmy, nie jako osoba prywatna.
• •Z menu wybierz Faktury → Wczytaj fakturę i kliknij Dodaj plik.
• •Po komunikacie o poprawnym wczytaniu otwórz Podgląd faktury i jeszcze raz rzuć okiem na kwoty.
• •Kliknij Wystaw fakturę. W tym momencie faktura dostaje numer KSeF i od tej chwili to ona, a nie PDF, jest oryginałem.

Czego konwerter (jeszcze) nie zrobi

Uczciwie: konwerter obsługuje typową fakturę VAT krajową, w PLN, ze stawkami 23, 8, 5 i 0%, zwolnieniem, „np.” oraz odwrotnym obciążeniem. Nie oznacza na razie mechanizmu podzielonej płatności, metody kasowej ani samofakturowania. Takie faktury wystaw bezpośrednio w Aplikacji Podatnika albo w programie księgowym, bo w XML-u te oznaczenia mają konkretne pola i nie warto zgadywać.

Faktury korygujące i zaliczkowe też lepiej wystawiać w aplikacji MF. Korekta w KSeF musi wskazywać numer KSeF faktury korygowanej, a tego nie ma na żadnym PDF-ie sprzed wysyłki.

Ręcznie w Aplikacji Podatnika czy przez konwerter?

Granica „30 faktur” jest umowna. Chodzi o moment, w którym klikanie po plikach kosztuje Cię więcej czasu niż abonament na program, który wysyła faktury do KSeF sam.

Jak sprawdzić XML, który już masz

Jeśli plik XML przygotował ktoś inny (biuro, informatyk, inny program), wczytaj go do wizualizatora. Zobaczysz fakturę tak, jak wyglądałaby na papierze, a walidator pokaże błędy w NIP-ach, sumach i oznaczeniach GTU. To dobry nawyk przed pierwszą wysyłką z nowego źródła.