Faktury z Excela do KSeF – jak wysłać je bez programu księgowego

W skrócie: Excel sam nie wyśle faktury do KSeF i nie zapisze jej w strukturze FA(3). Masz trzy drogi: przepisać każdą fakturę w bezpłatnej Aplikacji Podatnika, kupić program do fakturowania albo zostać przy arkuszu i zamieniać go na pliki XML narzędziem, które od razu wysyła je do KSeF. Przy kilku fakturach w miesiącu wystarczy pierwsza droga. Przy kilkudziesięciu trzecia oszczędza najwięcej czasu.

Sporo małych firm prowadzi sprzedaż w arkuszu: jedna zakładka z klientami, druga z fakturami, wzór wydruku w Wordzie. Do końca 2026 r. część z nich może tak działać dalej dzięki limitowi 10 000 zł brutto miesięcznie. Od 1 stycznia 2027 r. każda faktura dla firmy musi przejść przez KSeF, więc arkusz trzeba jakoś połączyć z systemem.

Dlaczego nie da się po prostu „zapisać jako XML”

Excel ma funkcję zapisu do XML przez mapy XML, ale ona radzi sobie z płaskimi tabelami. Faktura FA(3) to drzewo: nagłówek, sprzedawca, nabywca, sumy według stawek VAT, adnotacje i lista pozycji. Do tego dochodzą kody, których w arkuszu nikt nie trzyma, np. stawka 0% musi mieć wariant (0 KR, 0 WDT albo 0 EX), a nabywca pola JST i GV. Gdy budowaliśmy konwerter, KSeF odrzucił nasze pierwsze pliki właśnie przez brak tych dwóch pól, choć wszystkie kwoty były dobre.

Jak przygotować arkusz

Najprostszy układ to jeden wiersz na jedną pozycję faktury. Faktura z trzema pozycjami zajmuje trzy wiersze z tym samym numerem. Dane nabywcy wystarczy wpisać w pierwszym z nich. Minimalny zestaw kolumn:

• •Numer faktury: ten sam numer w kilku wierszach to kilka pozycji jednej faktury
• •NIP i nazwa nabywcy: pusty NIP oznacza osobę prywatną
• •Nazwa towaru lub usługi, ilość, cena netto
• •Stawka VAT: 23, 8, 5, 0, zw, np albo oo (odwrotne obciążenie)
• •opcjonalnie: adres nabywcy, data sprzedaży, termin i forma płatności

Swoje dane jako sprzedawca podajesz raz, nie w każdym wierszu. Datę wystawienia najlepiej zostawić pustą: faktura w KSeF jest wystawiona w dniu, w którym trafia do systemu, więc data w pliku powinna być dniem wysyłki.

Na czym arkusz najczęściej się wykłada

Testując import na środowisku testowym KSeF, trafiliśmy na te same problemy, które mają użytkownicy arkuszy:

• •Daty jako liczby. Excel przechowuje datę 06.10.2026 jako liczbę 46301. Przy eksporcie do CSV albo kopiowaniu potrafi zostać sama liczba. Dobre narzędzie powinno ją rozpoznać, ale warto ustawić kolumnę z datą jako datę.
• •Stawka VAT jako procent. Komórka sformatowana jako procent ma w środku 0,23, a nie 23. Też do rozpoznania, pod warunkiem że ktoś o tym pomyślał.
• •CSV z polskimi znakami. Polski Excel zapisuje CSV w kodowaniu Windows-1250 i ze średnikami. Program, który oczekuje UTF-8, zrobi z „Gdańska” krzaki.
• •Powtórzony numer. KSeF nie przyjmie drugiej faktury o tym samym numerze od tego samego sprzedawcy. Gdy w testach wysłaliśmy ten sam arkusz drugi raz, obie faktury wróciły jako duplikaty z numerem KSeF pierwszej wysyłki. To dobra wiadomość: przypadkowe podwójne kliknięcie nie wystawi faktury dwa razy.
• •Ceny brutto. Jeśli liczysz ceny brutto, a wpisujesz je do kolumny „netto”, VAT naliczy się drugi raz. Sprawdź sumę brutto w podsumowaniu przed wysyłką.

Ile faktur można wysłać naraz

W trybie interaktywnym (faktura po fakturze, z niego korzysta większość prostych narzędzi) KSeF przyjmuje do 30 faktur na minutę i 180 na godzinę dla jednej firmy. Paczka 50 faktur wysyła się więc około 2 minut. Na SystemFaktur.pl jedna wysyłka to maksymalnie 150 faktur, resztę wyślesz po godzinie. Przy setkach faktur dziennie lepszy będzie program z trybem wsadowym.

Czego z arkusza na razie nie zrobisz

Import z Excela na SystemFaktur.pl obsługuje zwykłe faktury VAT w złotówkach z cenami netto. Korekt, faktur zaliczkowych, walut obcych i cen brutto jeszcze nie ma. Korektę wystawisz w Aplikacji Podatnika, a pojedynczą fakturę z PDF zamienisz w konwerterze PDF → XML.