Błąd KSeF 440: duplikat faktury

Po czym KSeF rozpoznaje duplikat

Według dokumentacji Ministerstwa Finansów duplikat to faktura, która ma taką samą kombinację trzech pól jak faktura już przyjęta przez KSeF:

1. NIP sprzedawcy (pole Podmiot1 → NIP),
2. rodzaj faktury (RodzajFaktury: VAT, KOR, ZAL, ROZ, UPR…),
3. numer faktury (pole P_2).

KSeF pilnuje tej unikalności przez 10 pełnych lat od końca roku, w którym faktura została wystawiona. Data, kwota ani nabywca nie mają znaczenia — dwie zupełnie różne faktury z tym samym numerem też będą „duplikatem”.

{
  "invoiceNumber": "ERR/MV3Z6MZ4/txvd",
  "status": {
    "code": 440,
    "description": "Duplikat faktury",
    "details": ["Duplikat faktury. Faktura o numerze KSeF: 9138880104-20261011-7A95F4000000-CC została już prawidłowo przesłana do systemu w sesji: 20261011-SO-34FD4DD000-…"],
    "extensions": {
      "originalSessionReferenceNumber": "20261011-SO-34FD4DD000-…",
      "originalKsefNumber": "9138880104-20261011-7A95F4000000-CC"
    }
  }
}

Najczęstsze przyczyny

• Ponowna wysyłka po błędzie połączenia. Program nie doczekał się odpowiedzi (przerwany internet, długie przetwarzanie), więc wysłał fakturę jeszcze raz — a pierwsza próba się udała. To najczęstszy i najbardziej niegroźny przypadek: faktura jest w KSeF, trzeba tylko zapisać jej numer KSeF.
• Wysyłka z dwóch miejsc. Fakturę wysłał program do faktur, a potem ktoś (np. księgowa) wgrał ten sam plik w Aplikacji Podatnika albo w innym programie.
• Numeracja bez roku. Numery typu „FV 1”, „FV 2” zaczynane od nowa co rok dają duplikat w drugim roku, bo KSeF pamięta numery przez 10 lat. Dodaj rok do numeru, np. „FV 1/2027”.
• Kilka oddziałów albo programów na jednym NIP-ie. Gdy faktury wystawia kilka jednostek tej samej firmy, każda musi mieć własną serię numerów (np. prefiks oddziału).
• Ręcznie wpisany numer — literówka, która powtórzyła numer wcześniejszej faktury.

Co zrobić krok po kroku

1. Odczytaj numer KSeF z komunikatu (fragment „Faktura o numerze KSeF: …”). To numer faktury, która już jest w systemie.
2. Sprawdź, czy to ta sama faktura. Znajdź ją w Aplikacji Podatnika (faktury wystawione) albo pobierz listę sprzedaży z miesiąca w Pobierz z KSeF i porównaj kwoty i nabywcę.
3. Jeśli to ta sama faktura — nic więcej nie wysyłaj. Wpisz w programie jej numer KSeF i pobierz UPO tamtej wysyłki.
4. Jeśli to inna faktura — nadaj jej nowy, nieużyty numer i wyślij ponownie.

440 przy statusie sesji: „Sesja anulowana”

Ten sam numer ma inne znaczenie, gdy dotyczy całej sesji wysyłki, a nie faktury. „Sesja anulowana” pojawia się, gdy sesję zamknięto bez żadnej faktury albo gdy minął czas na przesłanie paczki w trybie wsadowym. Nic nie zostało wysłane — wystarczy otworzyć nową sesję. Sprawdziliśmy to na środowisku testowym: sesja otwarta i zamknięta bez faktur kończy się statusem 440 „Sesja anulowana”.

W operacjach na uprawnieniach 440 to „Operacja niedozwolona dla wskazanych powiązań identyfikatorów” — próba nadania uprawnienia w niedozwolonej relacji między podmiotami.

Ciekawostka: duplikat sprawdzany jest na końcu

W naszych testach KSeF najpierw sprawdzał poprawność pliku, a dopiero potem unikalność numeru. Faktura z tym samym numerem, ale z błędem w danych, dostaje więc kod 450, nie 440. Jeśli po poprawce błędu 450 nagle widzisz 440 — sprawdź, czy któraś wcześniejsza próba nie została jednak przyjęta.